TaxFastDie E-Rechnungspflicht kommt nicht — sie ist schon da: Seit dem 1. Januar 2025 muss jede GmbH E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027 wird schrittweise auch der Versand zur Pflicht. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Hier ist der komplette Zeitplan, was er konkret für deine GmbH bedeutet — und warum die Umstellung eine Chance ist.
Das Wichtigste in Kürze
- ✓Seit 1.1.2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen — ohne Übergangsfrist, unabhängig von der Größe.
- ✓Ab 1.1.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab 1.1.2028: Versandpflicht für alle.
- ✓Nur strukturierte Formate nach EN 16931 zählen — XRechnung und ZUGFeRD. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Der Zeitplan im Überblick
Der Gesetzgeber hat die Einführung bewusst gestaffelt. Klicke dich durch die vier Phasen — je nachdem, wie groß deine GmbH ist, gelten unterschiedliche Stichtage:
Interaktive Timeline: E-Rechnungspflicht 2025–2028
Seit 1. Januar 2025: Jede GmbH muss E-Rechnungen empfangen können
- Gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft — ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe.
- Ein E-Mail-Postfach reicht formal aus. Praktisch brauchst du ein System, das die XML-Daten liest und GoBD-konform archiviert.
- Zustimmung ist nicht nötig: Dein Lieferant darf dir einfach eine XRechnung schicken.
Was überhaupt als E-Rechnung zählt
Der häufigste Irrtum zuerst: Ein PDF ist keine E-Rechnung. E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nur ein strukturiertes elektronisches Format nach der EU-Norm EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland sind das vor allem:
| Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML — ohne Bildanteil, rein für Maschinen. | Pflichtformat für Rechnungen an Behörden; im B2B weit verbreitet. |
| ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) | Hybrid: ein PDF für Menschen mit eingebettetem XML für Maschinen. | Praktisch für B2B, weil beide Seiten etwas damit anfangen können. |
| Peppol BIS Billing 3.0 | UBL-XML über das Peppol-Netzwerk. | International und im öffentlichen Sektor verbreitet. |
💡 ZUGFeRD-Vorsicht bei alten Profilen
Nur ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 (oder höher) erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Ältere Profile wie „Basic WL“ reichen nicht.
Empfangspflicht: Das gilt schon jetzt für deine GmbH
Seit dem 1. Januar 2025 darf dir jeder inländische Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken — ohne dich zu fragen. Du musst sie empfangen, verarbeiten und GoBD-konform archivieren können. Formal reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Praktisch heißt „verarbeiten“ aber: Die XML-Daten müssen gelesen und die Rechnung muss geprüft und verbucht werden.
Genau hier zahlt sich Automatisierung aus: Eine KI-Belegerkennung liest XRechnung und ZUGFeRD nativ, prüft die Pflichtangaben und archiviert revisionssicher — die Empfangspflicht ist damit ohne eigenes Zutun erfüllt.
Versandpflicht ab 2027/2028: Wer wann dran ist
Beim Versand gibt es Übergangsfristen. Bis Ende 2026 darfst du weiterhin Papier verschicken, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Dann wird es ernst:
- ✓Ab 1. Januar 2027: Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, musst du alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
- ✓Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen — unabhängig vom Umsatz.
- ✓Tipp: Viele Konzerne und öffentliche Auftraggeber verlangen schon heute E-Rechnungen. Wer früher umstellt, gewinnt Aufträge statt Mahnungen.
Diese Ausnahmen bleiben
- ✓Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise dürfen weiter formlos ausgestellt werden.
- ✓B2C-Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
- ✓Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV) — empfangen können müssen sie trotzdem.
- ✓Bestimmte steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8–29 UStG) sind ebenfalls ausgenommen.
Deine To-do-Liste bis zum Stichtag
- ✓Heute: Sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen verarbeitet und revisionssicher archiviert werden (Empfangspflicht läuft bereits!).
- ✓2026: Ausgangsrechnungen auf ein E-Rechnungs-fähiges System umstellen — freiwillig vor dem Zwang, solange kein Termindruck herrscht.
- ✓Umsatz prüfen: Über 800.000 € Umsatz in 2026? Dann ist der 1. Januar 2027 dein Stichtag für den Versand — sonst der 1. Januar 2028.
- ✓Prozesse zusammendenken: E-Rechnung, Buchhaltung und UStVA gehören in ein System — sonst tauschst du nur Papierchaos gegen XML-Chaos. Wie das aussieht, zeigt der Guide Buchhaltung automatisieren.
Häufige Fragen
Muss meine GmbH schon E-Rechnungen versenden?+
Noch nicht zwingend. Bis Ende 2026 darfst du im B2B-Geschäft weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers). Ab dem 1. Januar 2027 wird der Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Pflicht, ab dem 1. Januar 2028 für alle.
Was zählt als E-Rechnung?+
Nur strukturierte Formate nach der EU-Norm EN 16931 — in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Gilt die Empfangspflicht auch für kleine GmbHs?+
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — unabhängig von der Größe. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus; entscheidend ist, dass du die XML-Daten auch verarbeiten und GoBD-konform archivieren kannst.
Welche Ausnahmen gibt es bei der E-Rechnungspflicht?+
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und bestimmte steuerfreie Leistungen sind ausgenommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.